Kirjoitettu dialoginen vuorovaikutus työyhteisöviestinnässä: miten se voidaan ymmärtää ja miten sitä voidaan kehittää?
Julkaistu heinäkuussa 2025
Kirjoitettu dialoginen vuorovaikutus työyhteisöviestinnässä voidaan ymmärtää laajemmassa ja suppeammassa merkityksessä, ja tässä blogikirjoituksessa käsittelen molempia merkityksiä.
Oman ymmärryksen kasvattaminen molemmista merkityksistä auttaa kehittämään kirjoitustaitoja työyhteisön jäsenenä.
Taustaa: työyhteisöviestinnän muutossuuntia ja tavoitteita
Työelämässä on siirrytty viimeistään 2000-luvulla ylhäältä johdetuista hierarkioista keskustelevampaan kulttuuriin. Sekä puhuttu että kirjoitettu viestintä ei ole enää pelkästään yksisuuntaista ylhäältä alas suuntautuvaa tiedottamista vaan monisuuntaista tiedonjakamista ja -vaihdantaa, vuorovaikutusta ja uuden tiedon luomista. Työyhteisön jäsenten odotukset ja työyhteisön ja laajemman organisaation tavoitteet käyvät keskustelua keskenään.
Työyhteisöistä on tullut aitoja vuorovaikutuksen paikkoja ja tiloja, tai niiltä ainakin odotetaan tällaista muutosta. Digitalisaatio ja tekoäly rikastuttavat parhaimmillaan työyhteisön sisäistä puhuttua ja kirjoitettua keskustelua ja vahvistavat osallisuuden tunnetta.
Kaikki työyhteisön jäsenet voivat periaatteessa viestiä, eikä viestimiseen ole teknisiä rajoitteita. Työyhteisöissä tarvitaan kuitenkin myös omaa viestinnän perusrakennetta eli kanavia, foorumeja, sovittuja ja vakiomuotoisia sisältöjä ja yhteisiä käytäntöjä tiedon arkistoinnista, tiedon sijainnista, tiedonjakamisesta ja -vaihdannasta, vaikuttamisesta ja vuorovaikutuksesta. Tarvitaan myös riittäviä viestintävalmiuksia.
Sekä puhutulla että kirjoitetulla viestinnällä on jokaisessa työyhteisössä suunta ja tavoitteet. Nämä pohjautuvat koko organisaation tavoitteisiin, sopeutuvat muutoksiin ja vastaavat työyhteisön jäsenten oikeutettuihin odotuksiin. Viestinnän perimmäinen tavoite on, että työt sujuvat, ihmiset voivat hyvin ja oppivat yksin ja yhdessä ja että työyhteisö menestyy.
Kirjoitettu dialoginen vuorovaikutus: laajempi merkitys
Monet kielentutkijat jakavat näkemyksen, jonka mukaan kielellinen vuorovaikutus on paitsi puheen myös kirjoituksen ydinominaisuus. Kun kirjoitamme, pyrimme vuorovaikutukseen: tavoittelemme lukijaa, joko yhtä tai useampaa. Emme välttämättä tunne lukijoita, joille teksti on suunnattu. Tekstissä valitsemamme kielelliset ja rakenteelliset ratkaisut ikään kuin käsikirjoittavat tekstiin kirjoittajan ja lukijan välistä vuorovaikutusta.
Esimerkiksi kielentutkijoiden Martin ja White kehittämä suhtautumisen teoria (appraisal theory) tulkitsee tekstejä kirjoittajan hallinnoimina dialogisina tiloina. Tällä tarkoitetaan tekstiin rakennettua vuorovaikutusaluetta, jolla luodaan ja ylläpidetään suhteita tekstin muihin osapuoliin: lukijaan ja mahdollisesti referoituihin kolmansiin osapuoliin.
Taustalla on esimerkiksi filosofi Bahtinin näkemys kielellisen toiminnan perustavasta dialogisuudesta ja moniäänisyydestä. Bahtinin mukaan jokainen kielellinen tuotos niin puhutussa, kirjoitetussa kuin viitotussa muodossa on reaktioita johonkin jo aiemmin esitettyyn. Jokainen kielellinen tuotos on myös muotoiltu ennakoiden tietynlaista vastaanottajaa, joko yksilöä tai kollektiivia.
Tekstin dialogisten tilojen säätely kattaa lukuisia kielellisiä ja rakenteellisia keinoja. Esimerkiksi kun työyhteisöviestinnässä haluamme argumentoida jonkun työhön liittyvän muutosehdotuksen puolesta tai vastaan, suuntaudumme lukijaan, joka ei hyväksy väitteitämme ilman perusteluja.
Voimme silloin säädellä tekstissä sitä, kuinka paljon lukija saa liikkumavaraa vastaanottajana tekstin dialogisessa tilassa. Jos vaikkapa muotoilemme ehdotuksemme kategorisesti tai käyttäen varmuuden ilmauksia (kuten ”asia on näin”, ”asia on tietenkin näin”, ”on selvää, että …”), rakennamme dialogisen tilan kapeaksi ja odotamme lukijalta samanmielistä tai ainakin myönteistä suhtautumista ehdotukseemme.
Jos sen sijaan käytämme ehdotuksessamme esimerkiksi epävarmuutta tai mahdollisuutta tai omaa henkilökohtaista näkemystä osoittavia ilmauksia (kuten ”asia on mahdollisesti näin”, ”asia saattaa olla näin”, ”asia on mielestäni näin”), rakennamme väljän dialogisen tilan ja osoitamme kunnioitusta myös erimielistä tai epäilevää lukijaa kohtaan.
Tekstin kokonaisuus ratkaisee sen, millaisena lukija sen kokee. Jokaisen virkkeen ei tarvitse olla kapeaksi tai väljäksi muotoiltu. Ei ole myöskään olemassa tyhjentäviä kielellisten ilmausten ja rakenteiden listoja tai kaavoja, joiden avulla kirjoittaja voi säädellä tekstin dialogista tilaa.
Jos haluaa kehittyä vuorovaikutusta luovana ja ylläpitävänä kirjoittajana, on hyvä olla tietoinen dialogisten tilojen säätelyn yleisistä periaatteista. Silloin voi valita juuri ne ilmaisutavat, jotka sopivat omaan kirjoitustyyliin.
Kirjoitettu dialoginen vuorovaikutus: suppeampi merkitys
Suppeampi tulkinta kirjoitetusta dialogisesta vuorovaikutuksesta rakentuu laajemman tulkinnan perustalle. Sekin lähtee siitä käsityksestä, että myös kirjoittaminen on aina vuorovaikutusta. Suppeammassa merkityksessä dialoginen teksti sisältää ainakin osan dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteistä. jotka ilmenevät selkeimmin erityisessä keskustelumuodossa, dialogissa.
Dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteiksi katsotaan usein suora, rehellinen puhe omista kokemuksista käsin, aito toisten kuunteleminen, toisten näkemysten kunnioittaminen ja tarvittaessa oman näkemyksen kyseenalaistaminen. Kirjoitetussa tekstissä suora puhe luonnollisesti vaihtuu kirjoittamiseen ja kuunteleminen lukemiseen.
Työyhteisön dialoginen vuorovaikutus kasvattaa työntekijöiden luottamuksen tunteita. Dialoginen vuorovaikutus myös lisää oppimista ja onnistumista ja luo innostavaa ja kannustavaa ilmapiiriä. Dialogisen vuorovaikutuksen hyödyt vaikuttavat myönteisesti työhyvinvointiin, työmotivaatioon ja työn tuloksellisuuteen.
Lue myös: Mitä on dialogisuus ja dialoginen vuorovaikutus?
Työyhteisön kirjoittajina voimme rakentaa tekstiemme dialogisia tiloja niin, että niissä tulee näkyviin dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteitä. Esimerkiksi suora puhe tarkoittaa kirjoitetussa muodossa mahdollisimman selkeää ja avointa ilmaisua. Vihjailu ja rivien väliin kirjoittaminen ei kuulu dialogiseen vuorovaikutukseen.
Tekstin selkeys muodostuu useista periaatteista. Selkeä teksti sisältää esimerkiksi olennaista, lukijan tarvitsemaa tietoa, ja se on lukijalle ymmärrettävää. Ymmärrettävä teksti muun muassa kytkeytyy lukijan kokemusmaailmaan eikä käytä lukijalle vieraita sanoja. Se myös välttää liian pitkiä lauseita ja virkkeitä.
Selkeyteen pyrkivän kirjoittajan on myös hyvä olla tietoinen, mistä erilaiset väärinymmärrykset usein johtuvat. Silloin hän voi pyrkiä välttämään niitä ilmaisemalla mahdollisimman tarkasti oman käsityksensä. Väärinymmärrykset saattavat liittyä vaikkapa kirjoittajan ja lukijan erilaisiin käsityksiin laadun (kuten hyvä työntekijä, reilu esihenkilö) ja määrän (kuten paljon osallistujia) ilmauksista tai abstraktisanoista (kuten oikeudenmukaisuus).
Dialogisessa vuorovaikutuksessa suoraan ilmaisemiseen kytkeytyy kunnioitus. On esimerkiksi hyvä antaa lukijalle tilaa ilmaista oma näkemyksensä välttämällä sopivasti kategorisuutta ja varmuutta ja pehmentämällä omaa ilmaisua korostamalla epävarmuutta tai mahdollisuutta. Näistä ilmauksista annoin esimerkkejä edellisen väliotsikon alla.
Kunnioituksen ilmaiseminen myös osoittaa lukijalle, että kirjoittaja on valmis odottamaan lukijan näkemyksiä ja tarvittaessa valmis muuttamaan omia näkemyksiään kirjoitetun keskustelun kautta.
Dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteitä arvostava kirjoittaja myös lukee lukijan roolissa huolellisesti toisten tekstit erityisesti silloin, kun hänen on ymmärrettävä ne mahdollisimman tarkasti esimerkiksi työn sujumisen vuoksi tai kun häneltä odotetaan vastausta. On parempi kysyä kirjoittajalta tarkennuksia kuin olettaa, että on ymmärtänyt tekstin kirjoittajan tarkoittamalla tavalla.
Miten työyhteisössä voidaan kehittää kirjoitettua dialogista vuorovaikutusta?
Kirjoitettua dialogista vuorovaikutusta ei tarvitse jättää työyhteisössä vain yksittäisten jäsenten omaksuttavaksi, vaan siihen voidaan tarjota mahdollisuuksia monin eri tavoin. Lähtökohtana on se, että työyhteisössä ymmärretään yleisesti suppeammin tulkitun kirjoitetun dialogisen vuorovaikutuksen monet hyödyt. Ja kuten kirjoitin edellä, suppeampi tulkinta rakentuu laajemman tulkinnan pohjalle.
Työyhteisössä on ensinnäkin hyvä kannustaa kirjoitettuun vuorovaikutukseen. Voidaan esimerkiksi luoda matalan kynnyksen keskusteluympäristöjä, joissa työntekijät uskaltavat kysyä, kommentoida ja antaa palautetta kirjallisessa muodossa.
Voidaan myös valita tarkoituksenmukaiset teknologiset työkalut, kuten chatit, foorumit ja sähköiset yhteistyöalustat, jotka helpottavat dialogisuutta.
Keskusteluja on myös hyvä tallentaa ja jakaa tarvittaessa. Kun tärkeimmät keskustelut ja päätökset tallennetaan, ne voidaan löytää myös myöhemmin.
Työntekijöiden viestintätyylit ja -valmiudet vaihtelevat. Siksi on tärkeää tarjota tukea ja ohjeita niille viestijöille, joille kirjallinen vuorovaikutus tai teknologian käyttö tuottaa haasteita.
Toimivan kirjoitetun dialogisen vuorovaikutuksen keskeisiä ominaisuuksia
Jokainen työyhteisön jäsen on siis viestijä ja voi kehittää kirjoitetun dialogisen vuorovaikutuksen ymmärrystään ja taitojaan. Aluksi on hyvä tiedostaa, millä tavoin kirjoittaminenkin on dialogista laajassa mielessä. Tähän ymmärrykseen nojautuen voi ryhtyä miettimään, miten voisi kehittyä dialogisena kirjoittajana suppeammassa mielessä.
Kirjoitettu vuorovaikutus ei korvaa kasvokkaista kohtaamista, vaan molempia tarvitaan. Teksti ei koskaan täysin tavoita kaikkea sitä, mitä sanat yhdessä ilmeiden, elekielen ja äänenpainojen kanssa välittävät. Toisaalta dialogisuus kirjoitetussa muodossa mahdollistaa vuorovaikutuksen, jossa pohditaan, kirjoitetaan ja rakennetaan yhdessä merkityksiä hitaammin ja harkitummin.
Toimivalla dialogisuudella sekä puhutussa että kirjoitetussa muodossa on tutkitusti suuri merkitys työyhteisöjen työhyvinvoinnin, luovuuden, uudistumisen ja tuloksellisuuden kannalta.
Tässä vielä yhteenvetona toimivan kirjoitetun dialogisen vuorovaikutuksen keskeisiä piirteitä:
• Kuunteleva ja kunnioittava ote: Jokaisen näkökulma otetaan vakavasti, eikä keskustelua viedä väkisin omaan suuntaan. Aito kohtaaminen edellyttää tilan antamista toisten ajatuksille.
• Avoimuus ja rehellisyys: omista ajatuksista ja tunteista kerrotaan avoimesti, ilman pelkoa tuomitsemisesta.
• Rakenne ja selkeys: Tekstit ovat selkeitä, jäsenneltyjä ja helposti ymmärrettäviä. Silloin ne tukevat keskustelun etenemistä.
• Aktiivinen osallistuminen: kaikki ovat vuorollaan sekä kirjoittajia että lukijoita.
• Empatia ja eettisyys: toisten tunteet ja kokemukset huomioidaan, ja keskusteluun osallistutaan rakentavassa hengessä.
Aiheeseen liittyvää kirjallisuutta:
Bahtin, M.M. (1981). The Dialogic Imagination (käännös C. Emerson & M. Holquist). Austin: University of Texas Press.
Hyland, K. (2005). Metadiscourse. Exploring Interaction in Writing. London/New York: Continuum.
Juholin, E. (2017). Communicare! Viestinnän tekijän käsikirja. Turenki: Hansaprint Oy.
Juholin, E., Åberg, L. & Aula, P. (2015). Strategic employee communication – what does it really mean? Towards responsible dialogue as a missing piece. Teoksessa Catellani, A., Zerfass, A. & Tensch, R., (toim.), Communication Ethics in a Connected World. Research in Public Relations and Organisational Communication. Brussels: Peter Lang, 323-347.
Martin, J.R. & White, P.R.R. (2005). The Language of Evaluation. Appraisal in English. Houndmills/Basingstoke/Hampshire/New York: Palgrave Macmillan.
Syvänen, S., Tikkamäki, K., Loppela, K., Tuppura, S., Kasvio, A. & Toikko, T. (2015). Dialoginen johtaminen. Avain tuloksellisuuteen, työelämän laatuun ja innovatiivisuuteen. Tampere: Tampereen Yliopistopaino Oy.